Yhdistyksen säännöt
Suomen vanhan kirjallisuuden päivät ry:n säännöt (päivitetty 2017)
1 § Yhdistyksen nimi on Suomen vanhan kirjallisuuden päivät ja sen kotipaikka Sastamalan kaupunki.
2 § Yhdistyksen tarkoituksena on edistää vanhan kirjallisuuden säilymistä, tuntemusta ja tunnetuksi tekemistä sekä toimia vanhasta kirjallisuudesta, sen tukemisesta, huollosta, näytteille asettamisesta, tutkimuksesta ja arvostuksesta kiinnostuneiden henkilöiden ja yhteisöjen yhdyssiteenä.
Yhdistys toteuttaa tarkoitustaan järjestämällä Vanhan kirjallisuuden päivät -tapahtumaa, muita kirjallisuuteen liittyviä tapahtumia, koulutus-, tiedotus- ja neuvottelutilaisuuksia, mainoskampanjoita, näyttelyitä ja kokouksia sekä harjoittamalla julkaisutoimintaa.
3 § Yhdistyksen jäseneksi voi päästä jokainen yhdistyksen tarkoituksia harrastava henkilö. Lisäksi yhdistyksen jäseneksi voivat päästä kunnat ja muut oikeuskelpoiset yhteisöt. Jäseneksi hyväksymisestä päättää yhdistyksen hallitus.
Jäsen suorittaa yhdistykselle vuotuisen jäsenmaksun. Yhdistyksen vuosikokousmäärää jäsenmaksun erikseen henkilöjäsenelle, kuntajäsenelle ja muulle yhteisöjäsenelle.
4 § Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti joko yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai suullisesti yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Yhdistyksen hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyslain 14 §:ssä mainituilla erottamisperusteilla noudattaen lain 15 §:n mukaista menettelyä.
Jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta vuodelta voi yhdistys hallituksen päätöksellä katsoa jäsenen eronneeksi yhdistyksestä.
5 § Yhdistyksen kunniajäseneksi voidaan kutsua henkilö, joka on erittäin ansiokkaasta toiminut vanhan kirjallisuuden hyväksi.
Kunniajäseneksi kutsumisesta päättää hallituksen esityksestä yhdistyksen varsinainen kokous. Asiaa koskevan päätöksen tulee olla yksimielinen.
Kunniajäsen on yhdistyksen täysivaltainen jäsen. Kunniajäseneltä ei peritä jäsenmaksua.
6 § Yhdistyksen vuosikokous pidetään aikaisintaan elokuussa ja viimeistään lokakuussa.
Yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti vaatii.
Kutsu yhdistyksen kokouksiin on toimitettava jokaiselle jäsenelle vähintään viisitoista päivää ennen kokousta postitetulla kirjeellä tai sähköpostitse taikka julkaisemalla kutsu vuosikokouksen määräämässä lehdessä. Kokouksesta on kuitenkin ilmoitettava aina kirjeellä yhdistykseen kuuluville yhteisöille.
Kokouskutsussa on otettava huomioon yhdistyslain 23 ja 24 §:n määräykset.
7 § Kullakin yhteisöjäsenellä on oikeus lähettää yhdistyksen kokoukseen yksi edustaja.
Jokaisella läsnä olevalla henkilöjäsenellä sekä edustettuna olevalla yhteisöjäsenellä on yhdistyksen kokouksessa yksi ääni.
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus,
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa,
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus,
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys,
5. esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastajan lausunto,
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille edelliseltä kalenterivuodelta,
7. päätetään jäsenmaksun suuruus seuraavaksi kalenterivuodeksi,
8. määrätään hallituksen jäsenten palkkiot,
9. vahvistetaan seuraavan kalenterivuoden toimintasuunnitelma sekä tulo- ja menoarvio,
10. valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä muut varsinaiset jäsenet ja heille varajäsenet,
11. valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja seuraavalle kalenterivuodelle,
12. päätetään, missä lehdessä kokouskutsut mahdollisesti julkaistaan,
13. käsitellään hallituksen esittämät asiat sekä jäsenten yhdistyksen hallitukselle vähintään neljä viikkoa ennen kokousta kirjallisesti esittämät asiat.
9§ Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, jonka toimintakausi on vuosikokousten välinen aika, ja johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja viisi muuta varsinaista jäsentä sekä näille, puheenjohtajaa lukuun ottamatta, valitut henkilökohtaiset varajäsenet.
Hallitus valitsee varsinaisista jäsenistään yhden varapuheenjohtajaksi.
Hallituksen jäsenen toimikausi on kolme vuotta. Hallituksen jäsenen yhtäjaksoinen enimmäisaika hallituksessa on enintään kolme toimikautta, eli yhdeksän vuotta.
Määräys hallituksen jäsenen toimikauden pituudesta sekä yhtäjaksoisesta enimmäisajasta hallituksessa koskee myös hallitukseen valittua puheenjohtajaa sekä varapuheenjohtajaa.
Jos hallituksen jäsen, varajäsen, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tulee kesken toimikautensa pysyvästi esteelliseksi hoitamaan tehtäväänsä, valitaan hänen tilalleen uusi henkilö jäljellä olevan toimikauden ajaksi. Tällöin varsinaiselle jäsenelle valitaan myös henkilökohtainen varajäsen.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet koko hallituksen jäsenmäärästä, sekä
puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, on saapuvilla.
Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, paitsi vaaleissa arpa.
10 § Hallituksen tehtävänä on:
1. toimeenpanna yhdistyksen kokouksen päätökset,
2. hyväksyä yhdistyksen jäsenet ja ratkaista jäsenten erottamista ja eroamista koskevat kysymykset,
3. pitää yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain mukaista luetteloa,
4. vastata yhdistyksen omaisuuden hoidosta ja tileistä,
5. valita yhdistykselle sihteeri ja taloudenhoitaja sekä ottaa muut tarpeelliset toimihenkilöt ja määrätä heidän palkkionsa ja tehtävänsä,
6. laatia ja jättää yhdistyksen toimintasuunnitelma sekä tulo- ja menoarvio yhdistyksen vuosikokoukselle,
7. laatia yhdistyksen toimintakertomus, antaa tilit tarkastajalle ja esittää tilit, tilinpäätös ja tilintarkastajan lausunto yhdistyksen vuosikokoukselle,
8. valmistella muut yhdistyksen kokouksissa käsiteltävät asiat.
11 § Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, joka on kullekin hallituksen jäsenelle lähetettävä vähintään seitsemän päivää ennen kokousta kirjeellä tai sähköpostitse. Hallitus voi asettaa alaisuuteensa työvaliokuntia hoitamaan juoksevia asioita ja valmistelemaan hallituksen käsiteltäväksi tulevia asioita.
12 § Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri, kaksi yhdessä.
13 § Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen toimintakertomus on annettava tarkastettavaksi helmikuun loppuun mennessä. Tilintarkastajan on annettava lausuntonsa hallitukselle maaliskuun aikana.
14 § Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoja ja testamentteja, järjestää juhlia, keräyksiä ja arpajaisia hankittuaan tarvittaessa asianomaiset luvat. Yhdistys voi omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta.
15 § Sääntöjen muuttamiseen tai yhdistyksen purkamiseen vaaditaan, että asia käsitellään kahdessa vähintään yhden kuukauden väliajalla pidetyssä yhdistyksen kokouksessa ja että sitä tarkoittavaa ehdotusta kannattaa vähintään kaksi kolmasosaa annetuista äänistä.
16 § Yhdistyksen purkautuessa on sen varat, kokoelmat ja muu omaisuus luovutettava Sastamalan kaupungille, jonka tulee käyttää ne näiden sääntöjen 2 §:ssä mainittuun, yhdistyksen tarkoituksen mukaiseen toimintaan.
17 § Muutoin noudatettakoon mitä voimassa oleva laki yhdistyksistä määrää.